Puh. 0205 155

Työpaikan pahimmat tehokkuussyöpöt ja miten voit ne välttää

Tämä artikkeli on alunperin julkaistu marraskuussa 2017 ISS:n Service Futures -sivustolla.

Kävimme kuulostelemassa toimitilasuunnittelun viimeisiä tuulia viime marraskuussa CoreNet Globalin vuosittain järjestämässä kiinteistöalan ammattilaisten huipputapaamisessa Seattlessa. Kehitysjohtaja Peggie Rothe Leesman Indexistä vastaa seuraavassa muutamaan kysymykseen, jotka liittyvät yhtiön viimeaikaiseen ilmapiiritutkimukseen. Ehdimme tavata Peggien lyhyesti tapahtuman viimeisenä päivänä.

Kehitysjohtaja Peggie Rothe, osaatteko sanoa, mitkä ovat työpaikkojen tyypillisimmät tehokkuussyöpöt ja miten ne voidaan välttää?

  • Melu on ehdoton ykkönen. Tutkimuksessamme nousee esiin yhä uudestaan meluisan ympäristön työtyytyväisyyttä alentava vaikutus. Ongelma tunnetaan jopa eräissä johtavissa yrityksissä, jotka osallistuivat kyselyymme. Meluongelma liittyy usein avokonttoriympäristöön, jossa ei ole osoitettu erillisiä tiloja hiljaisuutta ja keskittymistä vaativaan työskentelyyn.
  • Melu on läheisesti yhteydessä erääseen toiseen tekijään, nimittäin monipuolisuuteen. Tutkimuksemme osoitti selkeästi, että työtilat eivät yleisesti ottaen tue kaikkia toimintoja, mitä henkilöstö työpäivän aikana suorittaa. Tämä puolestaan laskee melkoisesti työtehoa.

Mitä neuvoja antaisit toimitilajohtajille ja yritysten kiinteistöpäälliköille, jotka haluavat hallita näitä työnteon häiriötekijöitä?

  • Arvioi aivan ensiksi, mikä ei toimi. Kun olet hoitanut ilmeiset puutteet pois päiväjärjestyksestä, kiinnitä tämän jälkeen huomiota käyttäytymiseen. Syy ei aina ole huonossa tilasuunnittelussa, vaan pikemminkin tavassa, jolla tiloja käytetään. Tilanne tulee kartoittaa loppukäyttäjien kanssa henkilökohtaisesti, jotta saadaan selville, miksi he käyttävät tilaa niin kuin käyttävät. Samalla heitä voi ohjeistaa hyödyntämään erityyppisiä tiloja paremmin. Työntekijät omivat joskus hiljaiseen työskentelyyn tarkoitettuja tiloja itselleen, millä voi olla kielteisiä vaikutuksia työtovereiden keskinäisiin suhteisiin.
  • Työntekijöiden perehdyttäminen työpaikan tilaohjelmaan on todella tärkeää. Heitä tulee opastaa hyödyntämään tarjolla olevia tiloja tehokkaasti.
  • Tutkimuksen mukaan itsenäisellä työskentelyllä on lopulta tehokkuuden kannalta ratkaiseva merkitys. Yritysten kiinteistö- tai toimitilapäälliköiden on siksi hyvä miettiä, miten he voisivat mahdollistaa itsenäisen työskentelyn menettämättä toimitilan yhteistyötä edistävää luonnetta.

Olemme edellä keskustelleet tehokkuussyöpöistä ja työtyytyväisyyttä vähentävistä tekijöistä, mutta mitä asioita työntekijät itse pitivät yleisesti ottaen tärkeimpinä?

Selvityksessä tuli esille muutamia perustarpeita, esimerkiksi

  • pöytä ja tuoli; perusjuttuja, mutta silti tärkeitä. Useimmissa yrityksissä tämä osataan.
  • kahvi, tee ja virvokkeet: näillä tuetaan sekä työntekoa että vuorovaikutuksellisuutta.
  • lämpötilan säätely: valitettavasti tässä suhteessa on usein parantamisen varaa.

CoreNet Global -huipputapaamisessa esitettiin kysymys, onko olemassa työtiloja, jotka soveltuvat kaikille. Miten on laita?

  • En usko, että on olemassa toimitilaratkaisua, joka soveltuisi kaikille organisaatioille ja työntekijöille.
  • Jos kuitenkin haluamme leikitellä ajatuksella, tulisi meidän pohtia ennen kaikkea, miten voisimme tarjota enemmän valinnanvaraa työtilan suhteen. Mitä erilaisempia työtiloja on tarjolla, sitä todennäköisempää on, että ne täyttävät erilaisten työntekijöiden ja työtapojen tarpeet.
  • Tässä on kuitenkin yksi salakari, jota tulee välttää. Jos valinnanvaraa taas on liikaa, ihmiset hämääntyvät eivätkä löydä johdonmukaista työskentelytapaa tai tilaa, jossa olisi luontevaa tehdä työtä, tai eivät keksi miten voisivat hyödyntää tarjottua tilaa. Kyse on siksi eniten harmonisen toimitilakonseptin valinnasta, jonka onnistuminen puolestaan on riippuvainen siitä, kuinka hyvin me ymmärrämme ihmisiä ja heidän toimenkuviaan.