Puh. 0205 155

Miksi työntekijäkokemus ratkaisee, ovatko toimitilasi onnistuneet?

Tämän artikkelin on kirjoittanut Peter Ankerstjerne Tanskan ISS:stä. Teksti on julkaistu aikaisemmin Service Futures -blogissa ja Linked In:ssä 

Kirjoittajasta:

Peter Ankerstjerne on ISS A/S:n markkinointijohtaja. Yli 20 vuotta ISS-konsernin palveluksessa ovat tuoneet Peterille monipuolisesti kokemusta toimitilapalveluista, toimitilajohtamisesta, ulkoistamisesta, markkinoinnista ja strategisesta kehitystyöstä. Peter on myös alan monen kansainvälisen yhteisön aktiivijäsen, luennoitsija ja panelisti. Näistä mainittakoon IFMA Foundation, CoreNet, IAOP, GlobalFM ja EuroFM. Vuonna 2015 Peter nimitettiin kuninkaallisen kiinteistöarviointi-instituutin RICS:n stipendiaattitutkijaksi ja nousi Tanskan viiden parhaan markkinointijohtajan joukkoon Berlingske Nyhedsmagasin -lehden toimittamassa äänestyksessä.


”Kun 20 vuotta sitten aloittelin uraani, kukaan ei ollut koskaan kuullutkaan, että työtä voisi tehdä jossain muualla, kuin toimistolla. Nykyään se on mahdollista lähes missä tahansa, vaikka 10 km maan pinnan yläpuolella. Muutos ei ole kuitenkaan tapahtunut ainoastaan fyysisessä paikassa, jota toimistoksi kutsutaan, vaan myös ihmisissä, jotka toimistoa käyttävät ja lähettävät viestejään sähköpostiini.

Urani aikana tapahtuneen muutoksen, tai kehityksen, joksi itse haluan sitä kutsua, ovat pääasiassa aiheuttaneet kaksi tekijää: teknologia ja globalisaatio.

Työnteon teknisten edellytysten parantuminen, mutta myös työntekijöiden itsensä tiloille asettamien vaatimusten mutkistuminen on tänä päivänä tosiasia, vaikka monella työpaikalla on vasta nyt herätty tähän henkilöstössä tapahtuneeseen nopeaan muutokseen. Eihän siitä ole vielä kauaakaan, kun sekä teknologia että yrityksen ohjesäännöt edellyttivät sataprosenttista läsnäoloa toimistolla, koska vain siellä oli mahdollista palaveroida työkavereiden kanssa, osallistua kokouksiin ja tehdä töitä ylipäätään.

Työntekijöissä tapahtuneeseen kehitykseen liittyvä työpaikan murros on jättänyt monia avoimia kysymyksiä yritysten toimitilajohtajien ja organisaatioiden ratkaistaviksi: mitä virkaa toimistolla enää on, kun suurin osa työstä tehdään etänä? Miten teknologiaa voidaan hyödyntää työntekijöiden maailmanlaajuisen verkostoitumisen tukemiseksi? Mm. näihin ja moniin muihin kysymyksiin etsimme vielä vastauksia.

Yksi on kuitenkin varmaa: sekä työntekijöiden osaaminen että heidän asettamansa vaatimukset ovat lisääntyneet. Meidän täytyy toimitilajohtajina ja organisaatioina ymmärtää, miten työpaikkaa pitää muuttaa, jotta se vastaisi työntekijöiden tämänhetkisiin ja tuleviin tarpeisiin.

Työntekijälähtöinen työpaikka

Globalisaatiokehityksen myötä työpaikan monimuotoisuus tulee lisääntymään entisestään.

Kun työvoimasta tulee yhä kansainvälisempää ja sen ikärakenteesta heterogeenisempää, niin sekä organisaatioiden että toimitilapäälliköiden tehtävänä on jatkossa luoda työpaikkoja, jotka puhuttelevat hyvin monia erilaisia työntekijäryhmiä. Toimitilapäälliköiltä tämä edellyttää yhä huolellisempaa perehtymistä tilojen käyttäjiin ja heidän moninaisiin tarpeisiinsa tilojen ylläpitoon liittyvien kysymysten ohella.

Tavoitteeksi nousee erilaisia käyttäjätarpeita vastaavien toimistojen kehittäminen – tilojen tulee kertoa oikeanlaisia tarinoita ja joustaa aina tarpeen mukaan. Menestyvillä työpaikoilla tulee olla valinnanvapautta työympäristön suhteen. Tilojen tulee soveltua erilaisten tehtävien suorittamiseen: tarvitaan tilaa aivoriihien pitämiselle, itsenäiselle työlle, verkostoitumiselle ja yhdessä tekemiselle, mutta myös yksityisille tapaamisille.

Koska yrityksissä nykyään annetaan enemmän vapauksia valita yksilöllinen työtila tarpeen mukaan, eli töitä voidaan esimerkiksi tehdä toimistossa tai viereisessä kahvilassa, on tärkeää, että organisaatioissa ymmärretään panostaa tiloihin niin, että ihmiset kokevat ne houkutteleviksi ja tulevat toimistolle mielellään. Parhaiten tämä onnistuu, kun työntekijöille tarjotaan mahdollisuus työskennellä tiloissa, joissa he voivat keskittyä sataprosenttisesti työhönsä, vapauttaa luovan ajattelunsa ja hyödyntää koko osaamisensa.

Tämä ei kuitenkaan ole mahdollista ilman dataa, joka auttaa meitä syvemmin ymmärtämään erilaisia käyttäjätarpeita, käyttäjätarinoita, joustavampia työskentelytapoja ja niin edelleen.

Työpaikka, joka ammentaa datasta

Voidaksemme luoda työtiloja henkilöstön monenlaisiin tarpeisiin meidän on hankittava dataa, jonka perusteella toimitilapäälliköt ja organisaatiot voivat ymmärtää työntekijöidensä käyttäytymistä. Vasta silloin saamme näkemystä, jolla voimme parantaa toimistokokemusta systemaattisesti kontaktipisteestä toiseen edeten.

Ilman dataa voimme ainoastaan tehdä olettamuksia siitä, miten loppukäyttäjä saapuu toimistolle, miten hän siellä liikkuu ja miten hän kokee erilaiset palvelut. Kaiken tämän voimme ymmärtää kunnolla vasta kun toimitilapäälliköillä ja organisaatiolla on riittävästi tietoa siitä, mitkä ovat työpaikalla toimivien henkilöiden todelliset tarpeet ja miten he siellä oikeasti käyttäytyvät.

Parhaat työnantajat pystyvät hyödyntämään hankkimansa käyttäjädatan työntekijäkokemusten parantamiseksi sekä sellaisen ihmislähtöisen työpaikkakulttuurin luomiseksi, joka palvelee henkilöstön vaihtelevia tarpeita sekä monia erilaisia käyttäytymismalleja ja elämäntapoja.

Näin ollen, voittaakseen taiston taidoista ja osaamisesta intellektuaalisen panostuksen ympärille keskittyneessä maailmassa toimitilapäälliköllä on oltava tiettyjä ammatillisia valmiuksia, joilla hän edistää yhteistyötä, järjestää työnkulun entistä fiksummin ja tehokkaammin sekä luo työpaikalle ympäristön, jonne ei tulla pakosta, vaan koska sinne halutaan tulla.”


Herättikö artikkeli ajatuksia? Lue lisää aiheesta lataamalla englanninkielinen Vision 2020: Future of Service Management White Book.