Puh. 0205 155

Monitilatoimisto – hyvä vai paha?

Alan trenditietoiset ammattilaiset ovat puhuneet toimintakeskeisestä työskentelystä ja monitilatoimistoista jo jonkin aikaa. Mutta miten nämä konseptit vaikuttavat työympäristöömme? Onko monitilatoimisto hyvä vai paha asia?

Toimintakeskeisen työskentelyn idea on lyhyesti siinä, että ihminen voi tehdä työnsä siellä, missä se milloinkin parhaiten luonnistuu. Monitilatoimistoissa työntekijöillä on kiinteän työpisteen sijaan käytettävissään useita erilaisia työympäristöjä, joissa työtä voi tehdä monin eri tavoin: uutta oppien, omassa rauhassaan keskittyen sekä tiimissä tai vapaamman yhdessäolon merkeissä viihtyen.

Mitä hyötyä toimintakeskeisestä työskentelystä on kiinteistöasioiden päättäjälle?

Toimintakeskeinen työskentely ei toimitilastrategiana ainoastaan tarjoa joustavuutta yksilön näkökulmasta. Sen ansiosta toimitilajohtamisen asiantuntijat voivat hallinnoida toimitilasopimuksia uudella tavalla ja ottaa käyttöön lisätilaa tarpeen vaatiessa myöhemminkin. Miksi se sitten on tärkeää?

Perinteisten toimitilastrategioiden pullonkaulana on ollut se, että tilantarve on pitänyt ennustaa aina kahdelle tai jopa useammalle vuodelle kerrallaan. Toimintakeskeinen työskentely puolestaan tarjoaa ominaisuuksia, jotka mahdollistavat tilojen joustavan käytön. Jos kaikki yrityksen kiinteistöt on toteutettu samalla mallilla, voidaan työvoimaa myös tarvittaessa siirtää paikasta toiseen ja siten säästää kiinteistökustannuksia.

Yritykselle konsepti merkitsee parempaa työvoiman liikkuvuutta, jolloin asiakkaiden vaatimuksiin on helpompi vastata ilman, että tilat on mietittävä jokaisen uuden asiakkaan tai tilauksen myötä uusiksi. Tämä johtuu siitä, että valittu toimitilamalli tarjoaa tarvittavan muuntojoustavuuden.

Muuntojoustavuus ja kustannustehokkuus eivät silti ole ainoita toimintakeskeisen työskentelyn hyötyjä. Myös ympäristönsuojelulliset syyt puoltavat tämän toimitilastrategian valintaa.

Kaikki yritykset niiden toimialaan katsomatta pyrkivät tunnetusti nostamaan kestävän kehityksen profiiliaan. Selvitysten perusteella tiedämme myös, että useimmat yritykset ilmoittavat tilojensa käyttöasteeksi noin 60-70 %, jolloin 30-40 % tiloista jää jatkuvasti hyödyntämättä.

Tilojen vajaakäyttö ei ole ympäristöystävällistä eikä taloudellista. Tyhjien tilojen valaistus, lämmitys ja ilmastointi aiheuttavat merkittävän energiahävikin, mutta jos tiloja otetaankin käyttöön joustavasti vain siellä ja silloin, kun henkilöstön määrä sitä edellyttää, yrityksen toiminnasta tulee huomattavasti kestävämpää.

Monitilatoimisto tukee luovuutta ja lisää kohtaamisia

Toimintakeskeisten työtilojen hyviä ja huonoja puolia ei tule arvioida ainoastaan toimitilajohtamisen näkökulmasta. Jotta onnistuisimme työssämme, meidän tulee kiinnittää vähintäänkin yhtä paljon huomiota loppukäyttäjien tarpeisiin ja viihtyvyyteen.

Työympäristöjen tutkimiseen erikoistunut lontoolainen Leesman  laati 598 työpaikan otantaan perustuvan selvityksen toimintakeskeisen työskentelyn vaikutuksia työtyytyväisyyteen ja -tuloksiin, mutta sen löydökset eivät olleetkaan aivan yksiselitteisiä.

Yksi selkeä trendi niissä kuitenkin havaittiin: monitilatoimistot parantavat luovaa ajattelua ja lisäävät päivittäisiä kohtaamisia.

Pohtiessamme sitä, minkälainen on luovaa ajattelua tukeva ympäristö, on helppoa ymmärtää, että toimintakeskeiset työtilat soveltuvat siihen monia muita tilaratkaisuja paremmin ja sopivat siksi myös suurimmalle osalle työntekijöistä. Toisaalta joillakin työpaikoilla saadaan huomattavasti parempaa tulosta aikaan perinteisissä työympäristöissä. Näin on etenkin, jos yrityksessä on paljon matkatyötä tekeviä työntekijöitä.

Vapaampien kohtaamisten mahdollistajana toimintakeskeiset työtilastrategiat voittavat silti kirkkaasti kaikki muut ratkaisut. Toimintakeskeinen työtila tuottaa keskimääräistä korkeamman työtyytyväisyysasteen kaikissa henkilöstöryhmissä, niin kiinteässä toimipisteessä kuin useammassa eri työympäristössäkin viihtyvien työntekijöiden keskuudessa. Jos siis luontevat päivittäiset kohtaamiset ovat työtilojen toiminnallisuuden kannalta toivottava ja edistettävä ominaisuus, on toimintakeskeinen työympäristö silloin sekä yritykselle että sen työntekijöille edullinen ratkaisu.

Toimintakeskeinen työskentely ei sovi itsenäiseen työskentelyyn

Leesmanin selvityksestä ilmenee selvästi, että niille työntekijöille, jotka suorittavat suurimman osan tehtävistään yhdessä ja samassa työtilassa ja käyttävät toimiston muita tiloja vain harvoin, monitilatoimistot eivät ole työtyytyväisyysindeksillä mitattuna erityisen sopiva konsepti. Toisaalta taas niillä työntekijöillä, jotka tekivät itsenäistä työtä muualla kuin omassa työpisteessään, työtyytyväisyysindeksi nousi 20 %. Tämä johtuu todennäköisesti siitä, että toimintakeskeisiä työtilastrategioita käytettäessä yrityksillä on mahdollisuus panostaa voimakkaammin työympäristöissä käytettävään tekniikkaan ym. järjestelyihin, jotka tukevat liikkuvan työvoiman päivittäisiä rutiineja.

Toinen monitilatoimiston haittapuoli voi olla, että silloin työntekijät eivät voi tuunata työpistettä omannäköisekseen, koska sitä käyttävät muutkin työntekijät.

Tällaisia tuloksia on saatu siitä huolimatta, että työpsykologit  ovat jo vuosia puhuneet työtilan henkilökohtaistamisen tärkeydestä henkilöstön tuottavuudelle, tehokkuudelle ja hyvinvoinnille.

Lopuksi on todettava, että toimintakeskeinen työskentely voi olla käyttökelpoinen ratkaisu yritykselle, jos se on sitä myös työntekijöille. Keitä he ovat ja miten he työskentelevät? Jos henkilöstö koostuu matkatyötä tekevistä, jotka vain harvoin käyttävät kiinteää työpistettä, voivat toimintakeskeiset työtilat olla heille täydellinen ratkaisu, jolla voi vielä karsia tilankäytön kustannuksia, parantaa työtyytyväisyyttä ja saavuttaa kustannussäästöjä.

Jos henkilöstö taas koostuu työntekijöistä, joiden täytyy kyetä itsenäiseen työskentelyyn ja keskittymistä vaativaan työhön, eivät toimintakeskeiset työtilat varmaankaan ole organisaation työtilaratkaisua varten paras ratkaisu.

Haluatko tietää, miten muuttuvat työtavat vaikuttavat toimitiloillesi asetettaviin vaatimuksiin ja miten voit niitä vastaavasti kehittää? Tästä voit ladata viimeisimmät alakohtaiset tiedot.