ISS:llä yksi ohjelmistorobotiikan tärkeistä käyttökohteista on esimiestyön helpottaminen. Prosessien digitalisointi ja yksinkertaistaminen vapauttaa paitsi työaikaa, mahdollistaa myös aiempaa ketterämmän tiedon käsittelyn.

Kun esimies hyväksyy ostolaskun tai HR-asiantuntija kirjaa uuden työntekijän järjestelmiin, pyörähtävät taustalla käyntiin prosessit, joista on kiittäminen suomalaista ohjelmistorobotiikkaosaamista. Vuonna 2017 Suomessa aloitettu ohjelmistorobotiikkahanke palvelee nykyään kaikkia ISS-maita koko konsernin tasolla. ISS:n Digital Innovation Manager Jari Tiirikainen ja tekninen asiantuntija Markku Arvekari ovat olleet tänä vuonna tammikuusta kesäkuuhun vetovastuussa globaalista ohjelmistorobotiikkahankkeesta.

– Ohjelmistorobotiikan ansiosta ISS:n eri maissa hyödytään nyt automaation tuomista eduista ja skaalautuvuudesta, Tiirikainen kertoo.

Mutta otetaan askel taaksepäin: mitä ohjelmistorobotiikka itse asiassa on ja mitä hyötyjä sillä voidaan saavuttaa jokapäiväisessä työssä?

Ohjelmistorobotti jäljittelee ihmisen tietokoneella tekemää työtä

Ohjelmistorobotiikka on yksinkertaisesti sanottuna rutiininomaisten, toistuvien työtehtävien ja prosessien automatisointia. Ohjelmistorobotti on siis tietokoneohjelma, joka jäljittelee ihmisen tietokoneella tekemää työtä: se hakee, yhdistää ja koostaa tietoa eri lähteistä kuten ihminen, mutta nopeammin ja virheettömämmin sekä väsymättä, ympäri vuorokauden.

– Emme vain automatisoi prosesseja, vaan digitalisoimme ja yksinkertaistamme niitä, mikä mahdollistaa aiempaa ketterämmän tiedonkäsittelyn, Tiirikainen lisää.

Esimerkiksi ostolaskujen käsittelyssä ohjelmistorobotti pystyy tilausviitteen perusteella etsimään vastaavan myyntilaskun, yhdistämään tiedot ja lähettämään ne automaattisesti eteenpäin ilman, että tarvitaan yhtäkään hiiren painallusta ihmiseltä.

Enemmän aikaa esimies- ja asiantuntijatyöhön

ISS:llä ohjelmistorobotiikkaa hyödynnetään erityisesti esimiestyön hallinnollisten tehtävien ja raportoinnin helpottamiseksi, sekä erityisasiantuntijoiden työkuorman vähentämiseksi. Esimerkiksi palkanmaksussa, laskutuksessa ja kirjanpidossa on paljon tiedon yhtenäistämistä ja kasaamista monesta eri paikasta. Kiitos ohjelmistorobotiikan, esimies tai asiantuntija saa eteensä pelkästään päätöksentekoon tarvittavia asioita. Kun rutiinitöitä automatisoidaan, jää enemmän aikaa inhimillistä läsnäoloa ja vaativaa ajattelua edellyttäviin esimies- ja asiantuntijatöihin.

– Kutsumme ohjelmistorobotteja mieluusti digitaalisiksi työntekijöiksi. Annamme esimiehille apulaisia, jotka eivät pelkästään vähennä työkuormaa vaan ottavat pois kokonaisia työtehtäviä, Tiirikainen kertoo.

Yksittäisille työntekijöille ja operatiivisille esimiehille ohjelmistorobotiikan hyödyt näkyvät arjen sujuvuutena. Ohjelmistorobotiikka on Tiirikaisen mukaan tuonut ketteryyttä moniin vanhoihin prosesseihin. Esimerkiksi uuden työntekijän palkkausta sekä työntekijän siirtymistä tehtävästä toiseen talon sisällä on pystytty automatisoimaan.

– Uuden työntekijän palkkaamisen prosessista hoidetaan automaatiolla kaikki työn aloittamiseen liittyvät väline-, laite- ja työvaatetilaukset, mitkä ovat aikaisemmin olleet esimiehen manuaalista työtä.

Ketteryydellä entistä parempaa palvelua

Pääpaino ohjelmistorobotiikan hyödyntämisessä ISS:llä on esimiestyön helpottamisessa.

Operatiiviset esimiehet ovat usein kiireisiä ja heidän vastuualueensa ovat laajoja. Ohjelmistorobotiikan ansiosta operatiivisten esimiesten kiireinen arki laajoine vastuualueineen on ketterämpää.

– Esimiehet voivat tehdä töitä lennosta kännykällä tien päällä, kun ennen siihen tarvittiin kannettava tietokone ja VPN-yhteys, Tiirikainen kertoo.

Asiakkaan suuntaan ohjelmistorobotiikan hyödyt näkyvät parhaiten tiedon läpinäkyvyytenä ja ajantasaisuutena. Esimerkiksi laskujen kierto on nopeutunut, kun ostolaskujen käsittelyä on automatisoitu. Myös asiakaspalvelukeskuksessa käytetty ketterä ja moderni automaatio, jonka kehityksessä ISS on ollut mukana, näkyy asiakkaille ripeänä palveluna.

– Keskimääräinen vastausaika on valtakunnallisesti mitattuna kovalla tasolla, kun otetaan huomioon, että yhteydenottoja tulee kuukausittain satoja tuhansia. Nyt vastausta ei tarvitse odottaa kovin pitkään, mikä ei olisi mahdollista ilman järjestelmien automaatiota ja älykkyyttä, Tiirikainen summaa.

Kolme tapaa, miten ohjelmistorobotiikka helpottaa arkea

  1. Asiakas: Entistä nopeammin ajantasaista tietoa ja palvelua, kun ohjelmistorobotiikka sujuvoittaa prosesseja.
  2. Työntekijä: Sujuvampi arki ja paremmin saatavilla olevat esimiehet, kun esimiehiltä vapautuu aikaa muihin työtehtäviin.
  3. ISS: Kustannusten ja ajan säästö, kun ohjelmistorobotiikkaa voidaan hyödyntää ja skaalata eri maissa ja kohteissa.