Miltä sinusta tuntuu, kun saavut neukkariin, ja kannettavasi akku on loppu, mutta laturia ei ole mukana? Tai silloin, kun laturi on mukana, mutta pistorasiaa ei löydy? Tai kun pistorasia löytyy, mutta johtoviritelmäsi aiheuttaa kompastumisvaaran?

Hyvä, olet nyt ehkä saanut laitteeseesi virran! Haluat kenties jakaa jotain muille: toimiiko verkkoyhteys? Tarvitsetko sittenkin vierasverkon salasanaa? Tarvitsetko VGA:ta, mutta tarjolla on vain HDMI? Aikaa kuluu, turhautuminen ja ärsytys kasvavat. Työympäristöäsi ei ole mietitty sinun tarpeitasi varten, etkä voi siihen vaikuttaa.

Työympäristö ei enää muokkaudu

Aiemmin omaa työympäristöä oli mahdollista personoida. Työntekijä sai tehdä päätöksensä huoneen tai työtilan suhteen itse: valita taulut, asetella valokuvat ja tuoda oman viherkasvin. Nyt työ on liikkuvampaa ja säästöjä haetaan tehokkailla neliöillä. Useille tietotyöläisille joustavan ja tehokkaan monitilatoimiston puitteet tulevat annettuina. Tutkimukset osoittavat kuitenkin ihmisten olevan tehokkaampia ja tuottavampia, kun saavat vaikuttaa omaan työympäristöönsä.

Kun fyysisen työympäristön personointimahdollisuudet nykytoimistoissa ovat vähäisiä, virtuaalityöympäristöt tarjoavat tähän oivan mahdollisuuden. Niissä työntekijä voi valita omat laitteensa joko työnantajan valikoimasta tai käyttää henkilökohtaisia välineitä työntekoon. On mahdollista saada oma personoitu työpöytä näkymään samansisältöisenä laitteesta riippumatta. Älykäs teknologia voidaan valjastaa tarkkailemaan työntekijää ja tarjoamaan sen pohjalta vinkkejä hyvinvointiin ja kunnon ylläpitämiseen. Ideaalitilassa laitteet latautuvat langattomasti ja lisälaitteiden liittäminen sujuu ongelmitta.

Mutta osaammeko tukea tätä monimuotoistuvaa virtuaalista työympäristöä?

Tietotyöläisen kompastuskivet

Tietotyöläisellä on monta kompastuksen paikkaa työympäristössään. Yhteiskäyttöiset työtilat, joista pitäisi löytyä mahdollisuuksia työskentelylle erilaisten tilanteiden ja tarpeiden mukaan, saattavat olla huonosti varusteltuja ja suunniteltuja:

  • Laitteiden kytkeminen ei onnistu.
  • Pistorasioita ei ole tarpeeksi.
  • Sopivaa tilaa luottamuksellisille puheluille ei löydy.
  • Ollakseen rauhassa, on laitettava kuulokkeet päähän.
  • Ergonomia on heikkoa: Valaistus ja auringonvalo aiheuttavat näyttöön heijastuksia. Pahimmillaan tabletin huono käyttöasento aiheuttaa jännetupentulehduksen.

Tietotyöläisen tehokasta työtä häiritseviin tekijöihin on puututtava uudelleen asennoitumalla. On mietittävä, kuinka teknologia integroituu uuteen työympäristöön siten, että tietotyöläisen arki on sujuvaa. Toimitilajohtamisessa fokus siirtyy ihmisiin ja työnteon sujuvuuteen rakennuksista ja tiloista itsestään.

Yhteistyöllä puitteet kuntoon 

Tässä viisi vinkkiä monimuotoistuvan virtuaalisen työympäristön tukemiseksi:

  1. Toimitilojen ja ICT:n vahva yhteistyö. Lisäksi on hyvä laatia yhteiseen suuntaan vievä työympäristöstrategia, jonka pohjana ovat liiketoiminnan tarpeet.
  1. Työympäristön ja siihen liittyvien palveluratakisujen rakentaminen kokonaisuuksina, jotka koostuvat sekä fyysisestä että virtuaalisesta työtilasta.
  1. Tarpeenmukaiset turvaratkaisut. Fyysisen työympäristön turvaaminen linkittyy virtuaalisen työympäristön tietoturvaan.
  1. Yhteistyö teknisten lisälaitteiden toimittajien ja kalustetoimijoiden kanssa. Hienoistakaan näytöistä ei ole hyötyä, jos niillä ei ole käyttäjiä tai laitteita ei saa kytkettyä niihin.
  1. Ihminen ei muutu tilaan sopivaksi, vaan tilan pitää muuttua ihmiselle sopivaksi. On ymmärrettävä ihmisiä ja heidän tarpeitaan sujuvan työnteon varmistamiseksi. Tätä tietoa tarvitaan työympäristöstrategian ja avainmittariston luomiseen.

Tilat ja laitteet sekä niiden saumaton yhteensopivuus työnteon tapojen kanssa toimivat mahdollistajina houkuttelevalle työympäristölle. Kun työntekijöiden tarpeet on otettu huomioon ja luotu puitteet, on ihmisten helppo löytää parhaat työnteon tavat.

Kirjoitus on osa ISS Workways – Matka muutokseen -juttusarjaa.

Kirjoitus on osa ISS Workways – Matka muutokseen -juttusarjaa.
Lue ensimmäinen osa: ”Matka muutokseen on alkanut – tule mukaan!”
Lue toinen osa: ”Kiitos teknologian, tänään en lähde töihin”
Lue kolmas osa: ”Uuden ajan työympäristö on kuin kaupunki pienoiskoossa”
Lue neljäs osa: ”Kilpailukyky tulevaisuuden työmarkkinoilla – näin lisäät yrityksesi vetovoimaa ja tuottavuutta”
Lue viides osa: ”Onnellisia, hyvinvoivia ihmisiä ja tiloja”

[gdlr_personnel columns=”2″ type=”static” style=”box-style”]

[gdlr_tab title=”Jenni Perätalo” position=”Account Director, ISS Palvelut” author_image=”https://blogi.iss.fi/wp-content/uploads/2016/04/Jenni-Perätalo-1.jpg”]

[/gdlr_personnel]