Puh. 0205 155

Miten luot tilan, joka mahdollistaa yhteistyön, vuorovaikutuksen ja innovaatiot?

Tämä artikkeli on julkaistu Service Futures -blogissamme 29.11.2017.

Yhteistyö on nykypäivänä tärkeimpiä tuloksentekijöitä. Tästä huolimatta yrityksissä ei oikein osata kehittää tiloja, jotka mahdollistavat työntekijöiden välisen vuorovaikutuksen.

Monissa toimistoissa on pohjaratkaisu, joka pikemminkin estää kuin mahdollistaa ihmisten välisen yhteistyön. Pitkät suorat käytävät, useampi kerros ja erilliset toimistohuoneet ovat suurimmat vuorovaikutuksen esteet.

Selvitysten mukaan jo yli 50 metrin välimatka kariuttaa kaikki toiveet ihmisten keskinäisestä tiedonvaihdosta ja yhteistyöstä (”Allen-effect”). Se tarkoittaa, että vaikka henkilö tietäisi organisaatiossa olevan asiantuntemusta tarvittavalta osa-alueelta, pitkät etäisyydet estävät häntä käytännössä hankkimasta sitä.

Työtila vaikuttaa kanssakäymiseemme

Ihmisillä on luonnostaan voimakas yhteisöllisyyden tarve. Pelkkä työkaverin moikkaaminen vahvistaa yhteenkuuluvuuden tunnetta. Vaikka tämä tunne on aivan ratkaiseva viihtyisyyden kannalta ja vaikuttaa myös työmoraaliin ja työtuloksiin, sitä ei osata yrityksissä riittävästi arvostaa.

Työpaikkamme fyysisen ympäristön rakenne vaikuttaa merkittävästi siihen, keitä me tervehdimme ja kohtaamme kasvotusten. Jos toimiston strateginen tilasuunnittelu ei ole yrityksen ylimmälle johdolle prioriteetti ja jos organisaatiolta puuttuu tilat, jotka mahdollistavat yhteistyön syntymisen eri osastojen ja kerrosten välillä ja toisistaan kaukana työskentelevien henkilöiden kesken, jää työpaikan tiedonkulku rajalliseksi ja sosiaaliset verkostot vajavaisiksi.

 

Avoin tila kannustaa sekä vapaaseen että muodolliseen vuorovaikutukseen

Työyhteisöjä koskevissa tutkimuksissa on selvinnyt, että jaetuissa tiloissa työskentelevät tiimin jäsenet kohtaavat toisensa spontaanisti ja kokoontuvat yhteen aina kun tarvetta ilmenee, jolloin muodollisten kokousten tarve vähenee. Vastaavasti yhdistämällä tiloja suuremmiksi oleskelualueiksi, esimerkiksi erilaisiksi kohtaamispaikoiksi, loungeiksi ja kahviloiksi, luodaan ympäristöjä,  jotka edesauttavat sekä sosiaalisten suhteiden että muodollisen vuorovaikutuksen syntymistä.

Avonaisempi tilaratkaisu toimii siis siten, että ihmiset ovat tekemisissä työkavereidensa kanssa useammin ja ulottavat verkostonsa kauemmas organisaatiossa kuin jos he olisivat sidottuina erillisiin työtiloihin. On tosiasia, että 26 prosenttia omissa työhuoneissaan työskentelevistä ei tapaa kollegoitaan koko työpäivän aikana. Toisaalta organisaatioissa tehdyt tutkimukset ovat osoittaneet, että jaettuja työtiloja käsittävissä toimintakeskeisissä ympäristöissä työskentelevillä on sekä laajimmat ammatilliset että alojenväliset yhteistyöverkostot organisaatiossa.

Työtilat eivät ainoastaan luo sosiaalisia suhteita; ne myös vahvistavat niitä. Kun työkaverit ovat samassa tilassa sekä näkö- että kävelyetäisyydellä toisistaan, tiedonkulku ja vuorovaikutus lisääntyvät.

Vuorovaikutustilanteisiin vaikuttaa myös läheisyys- ja mukavuusperiaate. Lähipiirissä on helppoa jakaa tietoa ja saada työt tehtyä, mutta myös rakentaa sosiaalisia suhteita.

Tarjoa mahdollisuuksia satunnaisiin kohtaamisiin

Suunniteltaessa tiloja yhteistyön ja sosiaalisten suhteiden rakentamiseksi on todella tärkeää pyrkiä estämään klikkien muodostuminen. Tutkimusten mukaan pinnalliset henkilösuhteet (ns. heikot siteet) mahdollistavat suuremman tietomäärän vaihtumisen kuin klikit (vahvat siteet).

On edelleen tunnettu tosiseikka, että tiedossamme olevat asiat eivät juurikaan eroa niiden kollegoiden tiedoista, joiden kanssa olemme säännöllisesti tekemisissä. Sen sijaan ne työkaverit, joiden kanssa kohtaamme harvemmin, usein tietävät asioita ja tarjoavat näkökulmia, jotka poikkeavat merkittävämmin omistamme.

Jotta yhteistyöstä saataisiin yritykselle kilpailuetua, on tärkeää luoda tiloja, jotka vahvistavat satunnaisia tapaamisia niiden kollegoiden kesken, joiden välillä vallitsee heikko side, ja rohkaista henkilöstöä laajentamaan vuorovaikutusta lähipiirinsä ulkopuolelle.

Kun vuorovaikutuksellisuutta tukevat tilat vielä järjestetään toimintakeskeiseksi ympäristöksi, jossa työntekijöitä ei ole sidottu erillisiin työpisteisiin ja jossa erilaiset päivittäiset toiminnot on sijoitettu optimoituihin työtiloihin, on ilman muuta selvää, että tällainen organisaatio tarjoaa runsaasti tilaisuuksia edistyksellisten verkostoitumiskulttuureiden rakentamiseen ja koko organisaation suorituskyvyn parantamiseen.

Lataa tästä käsikirjamme ja panosta tulevaisuuden työpaikan kehittämiseen! New Ways of Working .